Autore: Dipendenti in Cloud
Non hai più voglia di vedere tuoi dipendenti che litigano per le ferie? E di rimanere a corto di personale nei momenti critici? O, ancora, di dover far smaltire le ferie residue tutte insieme a fine anno?
La programmazione delle ferie dei dipendenti ti aiuta a superare ogni criticità.
In questo capitolo esamineremo a fondo l’argomento, vedendo:
Il tutto accompagnato da preziosi consigli, che nascono dalla nostra esperienza di azienda e da imprenditori che ci hanno raccontato la loro quotidianità.
Per una buona programmazione delle ferie estive e invernali, è fondamentale giocare d’anticipo, ben prima dell’inizio del periodo di vacanza.
Chi si può occupare di pianificare le ferie? Può essere un dipendente dell’amministrazione, un responsabile delle risorse umane, oppure il titolare dell’azienda. Vediamo quali sono i principali passi da seguire. .
Una buona prassi è stabilire già nei primi mesi dell’anno un piano ferie completo e dettagliato. Stenderlo ti chiederà tempo all’inizio, ma tutti gli sforzi verranno ripagati da una gestione più efficiente nei mesi successivi.
Prepara un calendario, segna le date di chiusura aziendale e lascia che i dipendenti segnino le proprie richieste di ferie.
Scrivi anche un breve documento informativo, da accompagnare al calendario, dove specifichi, ad esempio:
e in generale tutto ciò che può tornare utile ai dipendenti per programmare le loro ferie.
Vari strumenti possono aiutarti a stabilire il piano ferie della tua azienda. Il primo è il calendario di carta. Certamente è semplice ed economico da utilizzare, ma potrebbe anche essere difficile da interpretare e contenere molti errori.
La seconda soluzione è utilizzare i fogli di calcolo. Online trovi tantissimi modelli di piano ferie in Excel. Anche qui però non mancano i problemi.
Infine, puoi affidarti a un software "gestionale per ferie e permessi", lo strumento più efficace per programmare le ferie dei dipendenti.
Trovi informazioni più approfondite nel capitolo dedicato al piano ferie dei dipendenti.
Programmare le ferie dei dipendenti: i consigli dell’imprenditore
Nel webinar di Dipendenti in Cloud Real Talks dedicato alla gestione delle ferie, abbiamo intervistato Raffaele Balestra, amministratore delegato di The Binding Site.
Raffaele ci racconta come pianifica le ferie dei suoi dipendenti:
- calcola il monte ore di ferie a disposizione dei dipendenti,
- verifica le festività nazionali e la presenza di eventuali ponti,
- stabilisce i giorni di chiusura aziendale (in cui il personale dovrà obbligatoriamente fruire delle ferie)
- infine, per i restanti giorni lascia i lavoratori liberi di scegliere in autonomia i giorni di riposo, sempre tenendo conto delle esigenze aziendali.
Per saperne di più, guarda il video del webinar qui sotto.
Prima di presentare il piano ferie, chiedi ai lavoratori se hanno già pensato a quando fruire delle ferie estive e/o invernali. Puoi raccogliere le loro opinioni in vari modi, ad esempio organizzando riunioni, oppure tramite questionario.
Così facendo, li farai sentire parte attiva del processo di pianificazione e più in generale contribuirai ad aumentare la loro motivazione e senso di appartenenza all’azienda.
Pianificare i propri impegni nel lungo periodo può spaventare molte persone, anche i tuoi dipendenti. Prova a preparare un piano ferie per l’estate e uno per l’inverno, da presentare in due momenti diversi.
I tuoi dipendenti saranno più propensi a programmare le loro ferie e tu avrai un piano definito almeno a metà: è già un ottimo punto di partenza!
Una volta presentato il piano ferie, è giunto il momento di ricevere e approvare (o rifiutare) le richieste dei tuoi dipendenti. Come ridurre il malcontento generato dalle tue scelte? E rispettare i vincoli imposti dalla legge? L’approvazione delle ferie è una fase molto delicata: vediamo insieme come affrontarla al meglio.
Ai tuoi dipendenti hai chiesto tempestività. Dai il buon esempio: cerca di approvare (o negare) le ferie in tempi brevi.
Un software ti può aiutare in questo. Dipendenti in Cloud, ad esempio, ti invia una notifica ad ogni nuova richiesta ferie. Così te ne potrai subito prendere carico e rispondere rapidamente!
Il lavoratore ha maturato molte ferie? È un ottimo motivo per lasciarlo andare in vacanza. Non dovrà smaltire gli arretrati tutti insieme a fine anno. Ha invece un numero di ore non sufficiente per coprire l’assenza? Potrai concedergli le ferie anticipate, oppure negare la sua richiesta.
Anche in questo caso, un software come Dipendenti in Cloud ti dà una mano. Infatti, ti restituisce per ogni dipendente bilancio delle ore residue sempre aggiornato. Così tu non dovrai più cercare il valore nelle buste paga o chiedere al tuo consulente: un bel risparmio di tempo!
In base all’attività della tua azienda, le ferie estive e invernali possono assumere una rilevanza differente. Ad esempio, il tuo settore può assistere a un calo di lavoro durante il periodo estivo o, al contrario, assistere a una concentrazione delle attività.
Considera queste dinamiche per decidere, ad esempio, se accettare le ferie di dipendenti dello stesso reparto che si sovrappongono.
Più dipendenti chiedono gli stessi giorni di ferie e tu non ti puoi permettere di accontentare tutti: cosa fare?
Puoi decidere di accettare la richiesta giunta per prima. In alternativa, puoi scegliere “a rotazione” a quale dipendente concedere la priorità; ad esempio, puoi prediligere la richiesta di chi l’anno prima “ha dovuto accontentarsi”.
La trasparenza è un valore fondamentale, anche nella gestione del personale. Per garantirla, ti consigliamo di:
L’approvazione delle ferie dev’essere una scelta sempre oculata e mai sprovveduta.
Revoca le ferie solo per ragioni eccezionali, non previste né prevedibili e con un congruo preavviso. In caso contrario, il dipendente può pretendere di aver risarcite le vacanze che aveva già prenotato: molte sentenze sono dalla sua parte.
Scopri tutti i consigli per ottimizzare la gestione dei dipendenti della tua Azienda.
Cosa fa la differenza tra una pianificazione che funziona e una che fallisce? La comunicazione. Sì, perché otterrai reazioni diverse a seconda di come ti poni nei confronti dei tuoi dipendenti: vediamo come farlo nel migliore dei modi.
Abbiamo detto che i dipendenti litigano per aggiudicarsi i periodi di ferie più popolari, giusto? Tu prova a smorzare le tensioni. Sprona i tuoi dipendenti a conciliare i loro impegni personali con quelli dei colleghi. Richiama l’attenzione verso quelle persone che hanno figli o persone in difficoltà di cui prendersi cura.
La competizione si trasformerà in collaborazione e l'inimicizia in solidarietà.
Un dipendente responsabile richiede le ferie in modo onesto e guidato dal buon senso. Non servono regole e divieti: non rimarrà assente nei periodi di maggior produttività.
Per incentivare la responsabilità nei confronti dell’azienda, è fondamentale lavorare sulla soddisfazione. Infatti, un lavoratore contento sarà tendenzialmente più fedele al suo impiego, quindi più responsabile.
Per incrementare la soddisfazione dei dipendenti, assicurati di:
