Capitolo 1

Come programmare le ferie dei dipendenti

La pianificazione delle ferie estive e invernali è un compito davvero impegnativo. Scopri come gestire al meglio ogni passaggio, dalla stesura del piano ferie, fino alla comunicazione con i dipendenti. Eviterai confusione, tensioni e ferie di massa.

Autore: Dipendenti in Cloud

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Non hai più voglia di vedere tuoi dipendenti che litigano per le ferie? E di rimanere a corto di personale nei momenti critici? O, ancora, di dover far smaltire le ferie residue tutte insieme a fine anno?

La programmazione delle ferie dei dipendenti ti aiuta a superare ogni criticità.

In questo capitolo esamineremo a fondo l’argomento, vedendo:

Il tutto accompagnato da preziosi consigli, che nascono dalla nostra esperienza di azienda e da imprenditori che ci hanno raccontato la loro quotidianità.

 

Pianificazione delle ferie: da dove iniziare

Per una buona programmazione delle ferie estive e invernali, è fondamentale giocare d’anticipo, ben prima dell’inizio del periodo di vacanza.

Chi si può occupare di pianificare le ferie? Può essere un dipendente dell’amministrazione, un responsabile delle risorse umane, oppure il titolare dell’azienda. Vediamo quali sono i principali passi da seguire. .

1. Stendi il piano ferie ad inizio anno

Una buona prassi è stabilire già nei primi mesi dell’anno un piano ferie completo e dettagliato. Stenderlo ti chiederà tempo all’inizio, ma tutti gli sforzi verranno ripagati da una gestione più efficiente nei mesi successivi.

Prepara un calendario, segna le date di chiusura aziendale e lascia che i dipendenti segnino le proprie richieste di ferie.

Scrivi anche un breve documento informativo, da accompagnare al calendario, dove specifichi, ad esempio:

  • i periodi in cui non è meglio non assentarsi,
  • i reparti (o le funzioni aziendali) che non possono essere lasciati scoperti,
  • la data entro cui presentare le richieste,

e in generale tutto ciò che può tornare utile ai dipendenti per programmare le loro ferie.

Vari strumenti possono aiutarti a stabilire il piano ferie della tua azienda. Il primo è il calendario di carta. Certamente è semplice ed economico da utilizzare, ma potrebbe anche essere difficile da interpretare e contenere molti errori.

La seconda soluzione è utilizzare i fogli di calcolo. Online trovi tantissimi modelli di piano ferie in Excel. Anche qui però non mancano i problemi.

Infine, puoi affidarti a un software "gestionale per ferie e permessi", lo strumento più efficace per programmare le ferie dei dipendenti.

Trovi informazioni più approfondite nel capitolo dedicato al piano ferie dei dipendenti.

Programmare le ferie dei dipendenti: i consigli dell’imprenditore

Nel webinar di Dipendenti in Cloud Real Talks dedicato alla gestione delle ferie, abbiamo intervistato Raffaele Balestra, amministratore delegato di The Binding Site.

Raffaele ci racconta come pianifica le ferie dei suoi dipendenti:

  • calcola il monte ore di ferie a disposizione dei dipendenti,
  • verifica le festività nazionali e la presenza di eventuali ponti,
  • stabilisce i giorni di chiusura aziendale (in cui il personale dovrà obbligatoriamente fruire delle ferie)
  • infine, per i restanti giorni lascia i lavoratori liberi di scegliere in autonomia i giorni di riposo, sempre tenendo conto delle esigenze aziendali.

Per saperne di più, guarda il video del webinar qui sotto.

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2. Coinvolgi i dipendenti nella pianificazione delle ferie

Prima di presentare il piano ferie, chiedi ai lavoratori se hanno già pensato a quando fruire delle ferie estive e/o invernali. Puoi raccogliere le loro opinioni in vari modi, ad esempio organizzando riunioni, oppure tramite questionario.

Così facendo, li farai sentire parte attiva del processo di pianificazione e più in generale contribuirai ad aumentare la loro motivazione e senso di appartenenza all’azienda.

3. Presenta un piano ferie estive e uno invernale

Pianificare i propri impegni nel lungo periodo può spaventare molte persone, anche i tuoi dipendenti. Prova a preparare un piano ferie per l’estate e uno per l’inverno, da presentare in due momenti diversi.

I tuoi dipendenti saranno più propensi a programmare le loro ferie e tu avrai un piano definito almeno a metà: è già un ottimo punto di partenza!

 

Approvazione ferie estive e invernali: come procedere

Una volta presentato il piano ferie, è giunto il momento di ricevere e approvare (o rifiutare) le richieste dei tuoi dipendenti. Come ridurre il malcontento generato dalle tue scelte? E rispettare i vincoli imposti dalla legge? L’approvazione delle ferie è una fase molto delicata: vediamo insieme come affrontarla al meglio.

1. Preparati a gestire le richieste rapidamente

Ai tuoi dipendenti hai chiesto tempestività. Dai il buon esempio: cerca di approvare (o negare) le ferie in tempi brevi.

Un software ti può aiutare in questo. Dipendenti in Cloud, ad esempio, ti invia una notifica ad ogni nuova richiesta ferie. Così te ne potrai subito prendere carico e rispondere rapidamente!

2. Controlla sempre le ferie maturate

Il lavoratore ha maturato molte ferie? È un ottimo motivo per lasciarlo andare in vacanza. Non dovrà smaltire gli arretrati tutti insieme a fine anno. Ha invece un numero di ore non sufficiente per coprire l’assenza? Potrai concedergli le ferie anticipate, oppure negare la sua richiesta.

Anche in questo caso, un software come Dipendenti in Cloud ti dà una mano. Infatti, ti restituisce per ogni dipendente bilancio delle ore residue sempre aggiornato. Così tu non dovrai più cercare il valore nelle buste paga o chiedere al tuo consulente: un bel risparmio di tempo!

 

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3. Valuta la differenza tra ferie estive e invernali

In base all’attività della tua azienda, le ferie estive e invernali possono assumere una rilevanza differente. Ad esempio, il tuo settore può assistere a un calo di lavoro durante il periodo estivo o, al contrario, assistere a una concentrazione delle attività.

Considera queste dinamiche per decidere, ad esempio, se accettare le ferie di dipendenti dello stesso reparto che si sovrappongono.

4. Adotta un criterio di approvazione

Più dipendenti chiedono gli stessi giorni di ferie e tu non ti puoi permettere di accontentare tutti: cosa fare?

Puoi decidere di accettare la richiesta giunta per prima. In alternativa, puoi scegliere “a rotazione” a quale dipendente concedere la priorità; ad esempio, puoi prediligere la richiesta di chi l’anno prima “ha dovuto accontentarsi”.

5. Persegui sempre la trasparenza

La trasparenza è un valore fondamentale, anche nella gestione del personale. Per garantirla, ti consigliamo di:

  • Rendere chiari ai dipendenti le procedure e i criteri che hai intenzione di seguire per l’approvazione delle ferie. Per farlo, puoi redigere una comunicazione da inviare a tutti i lavoratori, ad esempio tramite la bacheca aziendale offerta da Dipendenti in Cloud. 
  • In caso di ferie negate, fornire le motivazioni e delle alternative. Dipendenti in Cloud per ogni richiesta di ferie offre uno spazio commenti, dove inserire la spiegazione del rifiuto. 

6. Limita la revoca delle ferie già autorizzate

L’approvazione delle ferie dev’essere una scelta sempre oculata e mai sprovveduta.

Revoca le ferie solo per ragioni eccezionali, non previste né prevedibili e con un congruo preavviso. In caso contrario, il dipendente può pretendere di aver risarcite le vacanze che aveva già prenotato: molte sentenze sono dalla sua parte.

 

 

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Comunicazione delle ferie ai dipendenti: fondamentale per il successo

Cosa fa la differenza tra una pianificazione che funziona e una che fallisce? La comunicazione. Sì, perché otterrai reazioni diverse a seconda di come ti poni nei confronti dei tuoi dipendenti: vediamo come farlo nel migliore dei modi.

1. Promuovi la collaborazione e la solidarietà

Abbiamo detto che i dipendenti litigano per aggiudicarsi i periodi di ferie più popolari, giusto? Tu prova a smorzare le tensioni. Sprona i tuoi dipendenti a conciliare i loro impegni personali con quelli dei colleghi. Richiama l’attenzione verso quelle persone che hanno figli o persone in difficoltà di cui prendersi cura.

La competizione si trasformerà in collaborazione e l'inimicizia in solidarietà.

2. Invita alla responsabilità

Un dipendente responsabile richiede le ferie in modo onesto e guidato dal buon senso. Non servono regole e divieti: non rimarrà assente nei periodi di maggior produttività.

Per incentivare la responsabilità nei confronti dell’azienda, è fondamentale lavorare sulla soddisfazione. Infatti, un lavoratore contento sarà tendenzialmente più fedele al suo impiego, quindi più responsabile.

Per incrementare la soddisfazione dei dipendenti, assicurati di: 

  • offrire strumenti adatti al lavoro da svolgere,
  • concedere un certo grado di autonomia nel lavoro e nelle decisioni,
  • premiare i successi e rendere i fallimenti un’occasione di crescita,
  • coinvolgere tutti nelle scelte strategiche,
  • stabilire obiettivi condivisi.

 

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