Elaborazione buste paga: a chi affidarla?

Un compito che fila liscio oppure un vero disastro: ecco cosa può diventare l’elaborazione delle buste paga dei tuoi dipendenti. Scegliere a chi assegnare questo compito è di cruciale importanza. Se non presti la dovuta attenzione, potresti ricevere un servizio al di sotto delle tue aspettative. Nei casi peggiori, potresti tralasciare alcuni degli adempimenti obbligatori, con il rischio di incorrere in sanzioni.

In questo capitolo ti mostreremo chi, secondo la Legge, può compilare le buste paga. Sono figure che svolgono sì lo stesso compito, ma hanno alle spalle una professionalità totalmente diversa. Questo può influire non tanto sui risultati del lavoro, quanto sul servizio offerto. E potrebbe fare davvero la differenza. Vediamo quindi a chi puoi affidarti.

 

1. Al datore di lavoro, con l’aiuto di un software paghe o Excel

La prima persona che può procedere alla compilazione di una busta paga è il datore di lavoro. Questa facoltà si deduce in modo implicito dalla Legge 11 Gennaio 1979, n. 12, secondo cui:
“Tutti gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, quando non sono curati dal datore di lavoro, direttamente od a mezzo di propri dipendenti, non possono essere assunti se non da coloro che siano iscritti nell’albo dei consulenti del lavoro a norma dell’articolo 9 della presente legge, [omississ], nonché da coloro che siano iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali”.

Ovviamente, per poter svolgere questo compito, il datore di lavoro deve avere tutte le competenze necessarie. Deve saper gestire le buste paga in modo impeccabile ed eseguire tutti gli adempimenti obbligatori, quali:

• l’elaborazione del modello F24 per il pagamento dei contributi INPS e IRPEF;
• l’elaborazione della CU (certificazione unica) di ogni dipendente;
• il calcolo del Trattamento di Rapporto (TFR) per ogni dipendente, con accantonamento delle quote di liquidazione;
• l’elaborazione e l’invio telematico del Modello 770;
• la creazione e trasmissione all’INPS dei modelli Uniemens, con la dichiarazione dei dati retributivi e contributivi dei dipendenti;
• il calcolo delle ferie residue, che vanno indicate nel cedolino;
• il conteggio dei altri riposi (permessi, rol ed ex festività), anche questi presenti nel prospetto paga.

Il lavoro è imponente e può diventare insostenibile per un datore di lavoro, già impegnato a dirigere un’azienda. Oggi alcuni strumenti possono alleggerire il compito:

• Excel: permette di creare o scaricare modelli di busta paga, vere e proprie tabelle complete di formule e di funzionalità. Per compilare il cedolino, basta inserire i dati nelle apposite caselle.
• Software dedicato: è stato studiato appositamente per l’elaborazione delle buste paga. La compilazione è guidata e il rischio di errori molto minore rispetto ad Excel.

Anche le tecnologie più avanzate però richiedono un certo grado di conoscenza e capacità.
Proprio per questo motivo, molti datori di lavoro affidano l’elaborazione delle buste paga a un professionista. Possono scegliere, tra gli altri, anche un addetto paghe. 

2. A un addetto buste paga interno all’azienda

Le aziende, soprattutto quelle di grandi dimensioni, possono avere al proprio interno un reparto contabilità o persino un ufficio paghe: è qui che lavora l’addetto paghe e contributi.

Le sue competenze coprono vari aspetti legali, fiscali, contributivi e sindacali legati al rapporto di lavoro. Tra le sue mansoni, troviamo:

• compilare le buste paga;
• svolgere tutti gli adempimenti connessi al cedolino paga (quelli che abbiamo elencato nel paragrafo precedente);
• gestire le ferie e i permessi di ogni tipo (maternità, aspettativa, congedo);
• registrare le ore di lavoro e gli eventuali straordinari;
• redigere la nota spese;
• elaborare e diffondere comunicazioni in ambito contrattuale

L’addetto paghe può avere un diploma di ragioneria e/o una laurea di I livello. I più esperti, soprattutto i responsabili paghe e contributi, possono aver acquisito anche un master in discipline come: diritto del lavoro e sindacale, diritto amministrativo e comunitario e diritto della sicurezza e previdenza sociale.

Non tutte le aziende però possono permettersi di avere un dipendente dedito esclusivamente all’elaborazione di paghe, contributi e adempimenti connessi. In questo caso, la soluzione migliore è rivolgersi a un professionista esterno.

 

3. Al Dottore Commercialista, esperto nella contabilità del personale

Quando pensiamo alla contabilità aziendale, compresa quella del personale, la prima figura che ci viene in mente è il commercialista.

Può il commercialista elaborare le buste paga? La risposta è sì e la deduciamo dalla Legge 11 Gennaio 1979, n. 12, che abbiamo citato in precedenza: “da coloro che siano iscritti negli albi degli avvocati e procuratori legali dei dottori commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali”.
Prima di compilare le buste paga e svolgere gli adempimenti connessi, il Dottore Commercialista deve darne comunicazione all’Ispettorato del Lavoro della propria provincia.

 

4. A un centro elaborazione dati, per il calcolo e stampa buste paga

Preferisci non commissionare l’elaborazione dei cedolini paga al tuo commercialista, ma ad un’altra figura? Ti puoi rivolgere a un centro elaborazione dati (CED): si occuperà per te del calcolo delle retribuzioni e stampa dei cedolini paga.

L’attività di un centro elaborazione dati è soggetta a molte limitazioni, definite da leggi e da pronunce del Consiglio di Stato e del Ministero del Lavoro.
Ad esempio, un CED non può:

• Occuparsi dell’adeguamento delle buste paga a seguito di variazioni retributive e normative;
• Assolvere ad adempimenti del datore di lavoro;
• Svolgere l’attività di tenuta del Libro Unico del Lavoro (LUL), lo strumento che serve a documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro, obbligatorio per tutti i datori di lavoro privati (a parte i datori di lavoro domestico);
• Entrare in merito di assunzioni, licenziamenti, contratti, gestione dei rapporti di lavoro e di dinamiche aziendali in genere.

Un centro elaborazione dati compie solo operazioni meccaniche ed esecutive, come:

• elaborazione dei dati forniti dall’azienda,
• “data entry” in un software paghe,
• calcolo delle buste paga,
• stampa dei cedolini.

Non è autorizzato ad eseguire alcun intervento di tipo discrezionale e interpretativo.
Infine, può svolgere le proprie attività solo a condizione di ricevere assistenza da uno o più consulenti del lavoro o da altri professionisti abilitati.

 

5. Al Consulente del lavoro, specialista nella gestione del personale

Il Consulente del lavoro è specializzato nell’amministrazione del personale subordinato e parasubordinato per conto di imprese e di enti. A differenza del commercialista, si occupa prevalentemente degli adempimenti richiesti da un rapporto di lavoro, compresa l’elaborazione delle buste paga. Può lavorare come libero professionista, oppure presso studi associati, anche in collaborazione con commercialisti.

Il Consulente del lavoro non elabora le buste paga in modo meccanico, come un centro di elaborazione dati. Si occupa per conto dell’azienda di tutti gli adempimenti contributivi, previdenziali, assicurativi e sociali. Il suo servizio è fortemente orientato alla consulenza: ti aiuterà a gestire l’inquadramento dei tuoi dipendenti, con ripercussioni positive sull’azienda.

Una volta terminato il suo lavoro, ti può recapitare i documenti in vari modi. Ad esempio, può caricare le buste paga in una cartella condivisa, per fartele controllare e scaricare. 

Il Consulente del lavoro, inoltre, può anche prendersi l'incarico di inviare i cedolini paga ai tuoi dipendenti tramite la sua PEC: è una facoltà che gli è stata concessa dall'Interpello n. 8 del 2010, il Ministero del Lavoro  Attenzione, però: questo non ti solleva dalle tue responsabilità e nemmeno dalle sanzioni per la mancata consegna delle buste paga. 

Sebbene sia la sua attività prevalente, il Consulente del lavoro non svolge soltanto l’elaborazione di paghe e contributi, ma è anche in grado di:

• stendere i contratti di lavoro;
• gestire l’inquadramento dell’azienda;
• offrire consulenza tecnica su questioni inerenti i rapporti di lavoro in caso di vertenze e contenziosi;
• garantire assistenza in operazioni aziendali straordinarie, quali: passaggi generazionali, riduzione, riconversione e riorganizzazione del personale;
• trasmettere le dichiarazioni fiscali;
• eseguire la certificazione tributaria.