Autore: Dipendenti in Cloud
Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è una delle opzioni previste dalla legge per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta, insieme al rimborso forfettario e al misto.
Scopriamo di cosa si tratta, quali vantaggi e svantaggi offre, quali spese si possono rimborsare, quale documentazione occorre e, infine quali sono gli aspetti fiscali per il lavoratore.
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della tua Azienda.
Il rimborso a piè di lista è una soluzione per l'indennizzo delle spese affrontate dai lavoratori durante una trasferta.
Permette di rimborsare al dipendente solo le spese effettivamente sostenute in trasferta.
A differenza del rimborso spese forfettario quindi, in cui si presume una cifra a forfait, in questo sistema il dipendente deve documentare (ad esempio con scontrini o fatture) tutte le spese di cui chiede il rimborso.
Una volta rilevate le spese, il lavoratore dovrà presentare richiesta di rimborso tramite una nota spese, un'apposita richiesta con tutti i dati di trasferta e le documentazioni fiscali di tutte le spese.
Tra le spese rimborsabili con questa modalità vi sono quelle per il viaggio e il trasporto (con mezzi pubblici o mezzi propri) e il vitto e alloggio.
Elemento fondamentale, quindi, per una corretta gestione dei rimborsi spese analitici è la documentazione fornita dal lavoratore come prova delle spese sostenute in trasferta. Ma, esattamente, quali sono i documenti che puoi ritenere validi?
L’azienda dovrà archiviare e conservare con cura questa documentazione, per poterla esibire in caso di controlli fiscali.
La Legge di Bilancio 2025 (Legge numero 207/2024) ha introdotto una novità fondamentale che riguarda le spese documentate: l’obbligo di tracciabilità.
Dal 1° gennaio 2025 le spese di trasferta risultano deducibili per l’azienda e non incidono sul calcolo del reddito imponibile dei dipendenti solo se queste vengono pagate utilizzando mezzi tracciabili.
Per escludere gli importi dei rimborsi dalla tassazione IRPEF, la Legge prevede che i dipendenti paghino le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporti effettuati con servizi pubblici non di linea (taxi e NCC) esclusivamente con mezzi tracciabili.
Sono escluse dalla regola solo le spese sostenute per viaggi e trasporti con autoservizi pubblici di linea, quindi ad esempio autobus, treni o metropolitane.
Nei mezzi tracciabili rientrano il bonifico bancario o postale, le carte di debito, credito, prepagate e gli assegni bancari o circolari.
Sono considerati validi anche i pagamenti con app o istituti di moneta elettronica.
L’obbligo di tracciabilità riguarda non solo i dipendenti, ma anche le imprese.
Infatti, i rimborsi delle spese per vitto, alloggio e trasporto con taxi e NCC sono deducibili per le aziende solo se pagate con i metodi di pagamento tracciati che abbiamo già elencato.
Per il lavoratore il rimborso a piè di lista o analitico è molto conveniente quando riguarda trasferte extracomunali, infatti:
Un tuo dipendente ha speso, in una trasferta extracomunale di un giorno in Italia, 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Tutte queste spese sono correttamente riportate nella nota spese e accompagnate da una documentazione fiscale valida. Dei 250 euro che richiederà come rimborso, solo 34,51 dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa “ulteriore” meno il limite legale di 15,49 euro).
Se ti sembra che sia il sistema analitico che quello forfettario abbiano caratteristiche interessanti, ma non riesci a decidere quale fa per te, ti consigliamo di proseguire nella lettura.
Ti parleremo infatti del rimborso spese misto: una sorta di via di mezzo tra i due rimborsi di cui ti abbiamo parlato sin qui, che potrebbe fare al caso tuo.