Autore: Dipendenti in Cloud
A tutte le aziende, anche alle più piccole, può capitare di dover gestire il rimborso chilometrico ai dipendenti. Non è un caso raro, soprattutto se i lavoratori affrontano trasferte per conto dell’azienda.
Cos’è il rimborso chilometrico? A chi e quando spetta di diritto? Come si esegue il calcolo del rimborso chilometrico e come si utilizzano le tabelle ACI 2024 a tale scopo? Quali sono le regole fiscali per l’azienda e per il lavoratore? Di seguito risponderemo a queste e ad altre domande.
Al termine dell’articolo, avrai le informazioni necessarie per il calcolo e la gestione del rimborso chilometrico.
Indice del capitolo
Con il termine rimborso chilometrico ci si riferisce alla somma che viene erogata ai dipendenti o collaboratori che utilizzano un proprio mezzo (ad esempio, un'auto di proprietà o a noleggio) per effettuare una trasferta di lavoro.
Se invece il lavoratore si muove con un mezzo trasporto pubblico (come l’autobus, il treno o l’aereo), gli spetterà un rimborso spese, che viene conferito a partire dalla presentazione dei biglietti (titoli di viaggio) acquistati.
Per stabilire il rimborso chilometrico, dovrai verificare che sussistano condizioni ben precise e calcolare il costo chilometrico utilizzando appositi strumenti (le tabelle ACI).
Inoltre, dovrai erogare tale rimborso della busta paga del lavoratore.
Questa voce contribuisce al costo del personale dipendente.
Infine, è importante sapere anche la tassazione per questo tipo di indennità seguire regole specifiche, sia per il lavoratore che per l’azienda.
Nei prossimi paragrafi analizzeremo nel dettaglio tutti questi punti.
I lavoratori che possono beneficiare del rimborso chilometrico rientrano in diverse categorie:
In generale, il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori quando:
Tutte e tre le condizioni devono verificarsi contemporaneamente.
Discorso a parte va fatto per il tragitto casa-lavoro quotidianamente percorso dai lavoratori. Questo tipo di spostamento non si può considerare trasferta e quindi non va rimborsato né retribuito. Unica eccezione a questa regola riguarda i lavoratori senza una sede abituale di lavoro (come, ad esempio, i corrieri). Approfondiremo l’argomento nell’ultimo paragrafo del capitolo, dedicato al rimborso chilometrico per il tragitto casa-lavoro.
Quando si verificano le condizioni che abbiamo visto nei paragrafi precedenti, i lavoratori (dipendenti o collaboratori) possono presentare la richiesta di rimborso chilometrico.
Nella domanda, è importante che specifichino:
Dipendenti in Cloud semplifica la prestazione della richiesta di rimborso chilometrico.
Infatti, il dipendente:
- ha un proprio account personale, protetto da credenziali, dove può entrare e inserire la domanda di rimborso.
- Può creare un veicolo da salvare e riutilizzare le volte successive, così da non dover inserire ogni volta tutti i dati, ma semplicemente richiamandoli con un clic.
- Può associare il rimborso chilometrico a un viaggio, utile, ad esempio, a raccogliere tutte le spese affrontate durante una trasferta.
- Può allegare dei file (ad esempio lo scontrino per il rifornimento di carburante) e inserire dei commenti, a completamento della sua richiesta.
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Una volta che il titolare, l’amministratore o il responsabile delle risorse umane hanno ricevuto la richiesta di rimborso da parte del lavoratore, dovranno:
Dipendenti in Cloud semplifica anche la gestione dei rimborsi chilometrici da parte dell’azienda.
Infatti tu, titolare o responsabile:
- ricevi le richieste di rimborso chilometrico dei dipendenti: una notifica ti avverte in tempo reale,
- controlli i dati e decidi se approvare o rifiutare la richiesta.
Inoltre, tutti i rimborsi chilometrici vengono salvati in modo ordinato: sono presenti nell’apposita categoria, classificati in base allo stato (approvati, da approvare e rifiutati) e sono filtrabili per dipendente. In questo modo, hai il controllo completo e tempestivo della situazione.
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Passiamo ora alla questione più spinosa: come si calcola l’importo che spetta al lavoratore come rimborso chilometrico? Avrai bisogno di alcuni strumenti e di seguire determinate procedure.
Il primo strumento di cui hai bisogno sono le Tabelle ACI 2024: le puoi consultare in Gazzetta Ufficiale.
Le Tabelle ACI sono organizzate per categorie: autoveicoli a gasolio in produzione, autoveicoli a benzina in produzione, motocicli, autocaravan, etc.
All'interno delle tabelle viene stimato il costo km di ogni veicolo, identificato con: modello, marchio e serie.
La seconda cosa che devi avere sono le informazioni relative al veicolo utilizzato dal dipendente per la trasferta. Ecco quali:
Una volta in possesso dei dati relativi al veicolo, non dovrai far altro che trovare la riga corrispondente nella tabella ACI: in quella stessa riga troverai anche indicato il costo chilometrico corrispondente.
A questo punto, il calcolo è semplice: ti basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati dal dipendente nella richiesta del rimborso.
Mettiamo che un tuo dipendente abbia percorso 50 km (tra andata e ritorno) per una trasferta da te assegnatagli. La sua auto è una ALFA ROMEO, GIULIA 2.0 TUBO 200CV, a benzina. Il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI 2024, è pari a 0,7550. Il rimborso che dovrai versare al dipendente è quindi 37,75 € (ovvero 0,7550€ x 50 km).
Una volta che avrai determinato il rimborso chilometrico che spetta al tuo dipendente, dovrai versarlo nella busta paga. Attenzione però: a differenza della normale retribuzione, questo tipo di pagamento è tassato in maniera diversa, sia per il lavoratore, che per l’azienda. Vediamo come.
La tassazione per il lavoratore segue questi principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997:
Dal punto di vista aziendale, il rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra su cui la tua azienda non deve pagare le tasse.
Attenzione però, ci sono dei limiti legati alla potenza dell’auto utilizzata per la trasferta, ovvero:
Se l’auto utilizzata dal dipendente supera questi limiti, la deduzione non potrà essere del 100%, ma andrà rimodulata consultando la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua, disponibile sempre sul portale ACI.
Nella maggior parte dei casi, ai lavoratori, non è riconosciuto alcun tipo di rimborso per il tragitto percorso per andare quotidianamente a lavoro.
La Corte di giustizia dell’Unione Europea ha però introdotto un’eccezione a questa regola prevedendo l’obbligo per i datori di lavoro di retribuire il tempo impiegato per recarsi a lavoro per i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa: gli agenti di commercio, ad esempio, o gli addetti alle consegne.
Queste categorie di lavoratori non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma spesso non hanno neanche un itinerario fisso da seguire per svolgere le proprie mansioni.
In questi casi specifici, quindi, secondo la normativa europea dovrai retribuire in busta paga anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro (e viceversa).
Attenzione però, ci sono due elementi molto importanti per cui il pagamento per il tragitto-casa lavoro si differenzia dal rimborso chilometrico vero e proprio:
Mentre il rimborso chilometrico per trasferta è esente da imposte, le somme ricevute dal lavoratore per il tragitto casa-lavoro sono tassate esattamente come il resto della retribuzione.
Dal punto di vista aziendale invece cambia poco: gli importi pagati per il tragitto casa lavoro rientrano tra i costi del personale e sono quindi pienamente deducibili dal reddito come succede per il rimborso chilometrico.
A differenza del rimborso chilometrico, il calcolo per determinare l’importo da pagare a un dipendente per il tragitto casa-lavoro è molto semplice. Questo tipo di pagamento, infatti, rientra a pieno titolo nella retribuzione oraria del dipendente.
Tutto quello che dovrai sapere, quindi, è l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro a fine giornata lavorativa. Ti basterà poi applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente et voilà, ecco l’importo da versare in busta paga inclusivo del tragitto casa-lavoro.
Ora che conosci tutti i tipi di rimborso a disposizione della tua azienda, non ti resta che scegliere quello che preferisci. Ricorda però: qualunque sia il sistema di rimborso che sceglierai, sarà sempre necessario che il tuo dipendente compili la nota spese.
Per evitare errori ti consigliamo di mettere un modello a disposizione dei tuoi dipendenti e controllare sempre che venga compilata correttamente. Non preoccuparti, per agevolarti in questo compito, nel prossimo capitolo ti spieghiamo cos’è e come si compila una nota spese, come predisporne una e con quali strumenti.
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