Il rimborso spese forfettario
Il rimborso spese forfettario prevede un’indennità di trasferta giornaliera da riconoscere al dipendente in busta paga. Vediamo come funziona e la tassazione prevista.
Autore: Dipendenti in Cloud
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Il sistema di rimborso forfettario è probabilmente il più snello dal punto di vista amministrativo, perché l’assenza di documenti da conservare ti consente una gestione rapida e pratica dei rimborsi per trasferta dipendenti.
Eccoti tutti i dettagli sul funzionamento di questo tipo di rimborso spese e sul regime fiscale applicabile ai lavoratori.
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Il rimborso spese forfettario consiste nel versamento di una somma a forfait al tuo dipendente o collaboratore per ogni giorno di trasferta effettuato.
Il lavoratore non fornire alcuna ricevuta delle spese di vitto e alloggio sostenute, a differenza del rimborso spese a piè di lista.
Per questo motivo, risulta più semplice da gestire rispetto ad altri sistemi di rimborso, non essendoci documenti da analizzare ed archiviare.
La somma a forfait che devi riconoscere al tuo dipendente per ogni giorno di lavoro fuori sede viene definita indennità di trasferta.
Si tratta, in parole semplici, di una somma di importo definito, che andrà inserita direttamente in busta paga.
L’importo previsto è giornaliero: non dipende, cioè, dalla durata effettiva della trasferta ed è quindi dovuto per intero anche se lo spostamento del lavoratore dovesse durare poche ore.
L’importo minimo dell’indennità di trasferta è stabilito dai Contratti Collettivi Nazionali di lavoro (gli accordi, a livello nazionale, tra rappresentanti dei lavoratori e aziende).
L’importo massimo invece, può definirlo liberamente il datore di lavoro.
Un’importante precisazione: l’indennità di trasferta versata per il rimborso spese forfettario dipendenti include solo le spese di vitto e alloggio.
È comunque possibile aggiungere all’indennità di trasferta anche il rimborso delle spese di viaggio e trasporto (sia tramite restituzione del costo di treni, aerei, taxi ecc., che nella forma del rimborso chilometrico, di cui ti parleremo nel capitolo 5).
La tassazione dei rimborsi forfettari versati al lavoratore varia a seconda del luogo di trasferta:
Le spese di viaggio e trasporto eventualmente rimborsate in aggiunta all’indennità forfettaria, purché analiticamente documentate, non sono tassate (per trasferte sia dentro che fuori dal Comune).
Ulteriori rimborsi aggiuntivi, di qualsiasi altra natura, documentati o no, saranno invece pienamente tassabili.
Nella tua azienda, hai fissato a 60 euro il rimborso spese forfettario per le trasferte extracomunali in Italia. Il dipendente che riceve il rimborso per un giorno di trasferta vedrà tassati in busta paga solo 13,52 euro, ovvero la differenza tra quanto ricevuto (60 euro) e il limite legale (46,48 euro). Se lo stesso dipendente ricevesse anche il rimborso spese di viaggio, poniamo ad esempio 40 euro per il biglietto del treno, questa somma sarebbe interamente esente, se documentata. Ecco una tabella riassuntiva degli importi tassabili e quelli esenti:
La Legge di Bilancio 2025 (Legge numero 207/2024) non prevede modifiche alle regole sul rimborso spese forfettario, tuttavia introduce una novità interessante.
Infatti, prevede che possa essere riconosciuto un fringe benefit non tassato fino a 5.000 euro ai dipendenti che trasferiscono la propria residenza per motivi di lavoro oltre 100 chilometri dalla residenza originaria.
Non si tratta di un rimborso forfettario legato alle trasferte dei dipendenti, ma possiamo comunque intenderlo come un potenziale riconoscimento forfettario delle spese che i dipendenti devono sostenere per il trasferimento durante il primo anno di attività presso un nuovo datore di lavoro.
Questa misura si aggiunge a quella già prevista negli anni precedenti di innalzamento della soglia dei fringe benefit a 1.000 euro i dipendenti senza figli a carico e a 2.000 euro per coloro che hanno figli a carico.
Passiamo ora al secondo sistema che la legge mette a tua disposizione per rimborsare le spese di trasferta ai tuoi dipendenti e collaboratori: il rimborso spese analitico (o rimborso a piè di lista). Nel prossimo capitolo ti spieghiamo come funziona e come viene tassato.
