Rilevazione delle presenze dei dipendenti: perché è importante

Le operazioni quotidiane possono rivelarsi le più insidiose: la rilevazione delle presenze è una di queste. Nella raccolta degli orari di entrata e di uscita (ed eventualmente le pause) di tutti i dipendenti, può capitare che qualche dato sfugga. Di conseguenza, a fine mese, i fogli presenze potrebbero presentare delle lacune, oppure i conti non tornare.

Inoltre le nuove forme di lavoro flessibili mettono in discussione la registrazione delle presenze, facendola risultare una pratica ormai obsoleta.

Perchè, invece, si dovrebbero sempre rilevare le presenze dei dipendenti e farlo con la massima attenzione? In questo capitolo vedremo tre validi motivi.

 

Rilevazione delle presenze: una definizione

Prima di addentrarci nel merito dei perché, iniziamo prima a capire cos’è esattamente la rilevazione delle presenze.

Con questo termine intendiamo l’azione di registrazione dell’orario di lavoro che un dipendente svolge. Nello specifico, viene rilevata l’ora di inizio e di fine della giornata e, in molti casi, anche quello delle pause intermedie. L’obiettivo è di avere a fine mese un preciso resoconto delle ore lavorate, che determinano la retribuzione e altre indennità della busta paga.

La presenza viene registrata tramite la timbratura: che si tratti di inserire un cartellino cartaceo in un marcatempo o di avvicinare un badge, di fare un “tap” in un'app presenze di lavoro o del riconoscimento facciale, il principio è lo stesso, come avremo modo di approfondire nel capitolo dedicato a come funziona la timbratura.

Puoi rilevare le presenze con strumenti semplici e di utilizzo quotidiano, come ad esempio un registro presenze di carta da compilare a mano, oppure un foglio presenze in Excel. In alternativa, puoi affidarti a un sistema di timbratura, cioè uno strumento studiato proprio a questo scopo, che rende più semplice, precisa e alcune volte anche automatica l’acquisizione dei dati e li restituisce in modo ordinato.

 

Perché è importante rilevare le presenze dei dipendenti

Due dubbi possono sorgere legittimi:

• Che senso ha preoccuparsi di svolgere questa operazione in modo accurato, magari acquistando sofisticati e costosi sistemi, quando posso semplicemente far compilare al dipendente un registro all’ingresso e all’uscita dal lavoro?
• Il concetto è superato nello smart working perché, per definizione, lascia i dipendenti liberi di gestire in autonomia gli spazi e gli orari di lavoro.

Secondo noi, è importante registrare sempre le presenze dei dipendenti e conviene farlo con attenzione, per i seguenti motivi:

1. Riportare dati corretti in busta paga

I dati sulle presenze vengono inclusi nel calcolo della retribuzione e di altre indennità, quindi è importante che siano esatti, cioè che corrispondano alle ore realmente lavorate. Oltre a svolgere il controllo delle presenze, ti consigliamo anche di sottoporre al dipendente un resoconto mensile, per avere da lui un’approvazione prima dell’elaborazione delle buste paga. In caso contrario, potresti dover correggere il cedolino già pronto, con inevitabili disagi e dispendio di tempo. In casi estremi, il lavoratore potrebbe presentare ricorso.

2. Mantenere la trasparenza nel rapporto con i dipendenti

Nello smart working, il lavoratore ha autonomia di scelta del luogo, degli orari e degli strumenti di lavoro. La fiducia in questo caso gioca un ruolo fondamentale. Come si può inserire in questo scenario la rilevazione delle presenze, che viene considerata come una forma di controllo dei dipendenti?

Innanzitutto dobbiamo fare un passo avanti e uscire dagli schematismi del passato. Oggi la rilevazione delle presenze non si limita alla timbratura di un cartellino quando si entra e si esce dall’azienda. Le tecnologie si sono evolute e, ad esempio, permettono al dipendente di timbrare ovunque si trovi, comodamente dal proprio smartphone, tramite un’App.

In questi casi, la registrazione delle presenze, più che una forma di controllo, è:

• un facilitatore delle interazioni, perché permette al dipendente di capire quando i suoi colleghi e responsabili sono operativi;
• un’informazione utile: che serve a giustificare la retribuzione.

3.Organizzare meglio i lavori

Adottare un sistema di rilevazione delle presenze che restituisce i dati in tempo reale (pensiamo ad esempio a un software che riceve i dati della timbratura e li rielabora immediatamente) consente a te e ai responsabili d’azienda di capire quali lavoratori sono operativi in quel giorno o addirittura in un momento esatto.

Non solo: se il sistema, oltre alla rilevazione dell’orario di lavoro, permette anche la registrazione della posizione, potrete capire anche chi lavora in azienda, chi fuori sede e chi da remoto.

Questo semplifica l’organizzazione dei lavori. Non servirà più girovagare per l’azienda per capire se un dipendente è presente, né tantomeno chiedere ai colleghi, né, ancora, telefonare o contattare il diretto interessato. Basta una verifica di pochi secondi per avere la situazione sotto controllo.

Ora che abbiamo capito l’importanza della rilevazione delle presenze, non resta altro che attuare le intenzioni, scegliendo lo strumento e il modo più opportuno. Prima però dedichiamo ancora un attimo all’approfondimento dei concetti di base: scopriamo cos’è la timbratura.