Rilevazione delle presenze in Cloud: funzionamento e vantaggi

Il Cloud è una risorsa per le aziende. Nel 2020, nella fase più acuta dell’emergenza Covid-19, le soluzioni cloud sono state utilizzate dal 49,4% delle aziende intervistate da The European House – Ambrosetti.

Durante il lockdown il Cloud ha aiutato le aziende a gestire il lavoro a distanza. In particolar modo, ha permesso di rilevare le presenze, altrimenti impossibile con i marcatempo o con altri sistemi di timbratura.

Vediamo quindi in cosa consiste la tecnologia Cloud e perché dovrebbe essere utilizzata anche ora che molti dipendenti sono tornati a lavorare in presenza.

 

Come funziona la tecnologia Cloud

Il “Cloud” (inteso come “cloud computing”) è:

Un paradigma di erogazione di servizi offerti su richiesta da un fornitore a un cliente finale attraverso la rete internet (come l'archiviazione, l'elaborazione o la trasmissione dati), a partire da un insieme di risorse preesistenti, configurabili e disponibili in remoto sotto forma di architettura distribuita”
(fonte: Wikipedia)

Semplificando la definizione:

• un fornitore offre servizi di archiviazione, elaborazione o trasmissione dei dati,
• l’erogazione avviene tramite la rete internet,
• si utilizza una rete di risorse (server) preesistenti e collegati tra loro.

 

3 ottimi motivi per rilevare le presenze con il Cloud

Applichiamo la definizione che abbiamo appena visto alla rilevazione delle presenze. Utilizzare la tecnologia Cloud è vantaggioso per:

1. Accedere ai dati e alle funzionalità

I software tradizionali devono essere installati su un dispositivo (ad esempio, su un PC aziendale) e sono accessibili solo da lì.
Per utilizzare i software in cloud, invece, basta collegarsi tramite la rete internet al sito del fornitore e inserire le proprie credenziali.
Nel caso della rilevazione presenze:

• I dipendenti possono timbrare da qualsiasi dispositivo con connessione ad internet (il loro PC, smartphone o tablet), ovunque si trovino. Questa è una grande opportunità, non solo quando il lavoro si svolge da casa, ma anche si opera fuori sede o dal cliente. La tecnologia Cloud è fondamentale anche per la rilevazione delle presenze in cantiere, che approfondiremo nel prossimo capitolo.
• Tu, amministratore, puoi accedere alla tua area riservata e controllare le presenze anche se non ti trovi in ufficio, ma in trasferta o lavori da casa.

2. Archiviare i dati in modo sicuro

I fogli di calcolo e i tradizionali software per la rilevazione presenze vengono salvati su supporti (PC, USB, etc.) esposti a vari rischi: ad esempio, possono essere rubati, oppure danneggiati nelle componenti hardware, o ancora venir compromessi da virus e altri malware. Eventi del genere possono farti perdere irrimediabilmente i dati sulle presenze.

I software in Cloud, invece, salvano i dati su server esterni, sicuri e aggiornati nella protezione contro i malware. In questo modo, puoi accedere sempre ai dati e hai la sicurezza di non perderli.

3. Risparmiare sul costo di archivi, dispositivi fissi e backup

Una volta raccolti, i dati sulle presenze devono essere conservati in vista dell’elaborazione delle buste paga a fine mese.

Ad esempio, i cartellini di carta devono essere riposti in faldoni, i fogli di calcolo salvati sul PC e in copie di backup, per scongiurare la perdita dei dati in caso di danni ai dispositivi.

I software in Cloud, invece, ti liberano dal pensiero dell’archiviazione, perchè salvano i dati su appositi server e tu li puoi recuperare in qualsiasi momento. Questo servizio il più delle volte è compreso nel costo del programma.

Dipendenti in Cloud, come si intuisce dal nome, è un software di rilevazione presenze in Cloud e ti offre tutte le garanzie che abbiamo visto finora: accesso costante ai dati aggiornati, salvataggio su server sicuri, backup quotidiano, etc.

Abbiamo affrontato tutti i principali temi sulla rilevazione delle presenze: dalle definizioni agli strumenti, fino alle tecnologie. Nel prossimo capitolo, l’ultimo della guida, approfondiremo una situazione comune a molte imprese ed emblematica di tutti i lavori che si svolgono fuori dalla sede aziendale: la registrazione delle presenze in cantiere.