Autore: Dipendenti in Cloud
I tuoi dipendenti lavorano su turni, così da permettere all’azienda di rimanere aperta e operativa per un orario prolungato, magari anche in orario notturno e nei giorni festivi.
Hai dunque bisogno di pianificare i turni di lavoro, assicurandoti che tutte le mansioni risultino coperte, quindi le attività procedano senza intoppi. Ma non solo: nel fissare i turni devi anche tener conto della disponibilità di ogni dipendente e delle normative, che impongono riposi e limitazioni per il lavoro notturno.
Come riuscire in questo sforzo organizzativo? Puoi avvalerti dell’aiuto di diversi strumenti, ma il programma per turni è certamente la soluzione migliore.
In questo capitolo scopriremo di cosa si tratta, quali vantaggi offre, perché è migliore rispetto a Excel e come scegliere il software per turni di lavoro che meglio soddisfa le esigenze della tua azienda.
Indice
Un programma per la gestione dei turni di lavoro è un software progettato per aiutare le aziende a gestire i dipendenti che operano su turni.
Nella categoria rientrano software che operano in locale sul PC, oppure in cloud.
Il programma permette di creare, pianificare e gestire i turni di lavoro in modo efficiente e preciso.
La riduzione drastica del margine di errore e il risparmio di tempo contribuirà a diminuire i costi del personale, poiché la gestione dei dipendenti risulterà meno onerosa.
Di solito viene utilizzato da amministratori e responsabili delle risorse umane, ma può anche prevedere l’accesso dei dipendenti.
Ogni lavoratore, infatti, tramite username e password, può accedere al proprio profilo personale, dove consultare i turni a lui assegnati ed eventualmente quelli dei colleghi.
La riservatezza e la sicurezza sono assicurate, in quanto è l’azienda a decidere cosa i dipendenti possono vedere e/o modificare all’interno del software.
Con un programma per la gestione dei turni puoi:
Il programma per turni di lavoro non è l’unico strumento a tua disposizione.
Infatti, puoi anche decidere di organizzare e gestire i turni anche con fogli di carta, fogli di lavoro Excel, sms ed email.
Utilizzare il programma però è soluzione migliore, perché ti consente di ottenere molti vantaggi, tra cui:
Scopri tutti i consigli per gestire i turni dei tuoi dipendenti.
Un’alternativa al programma per creare turni di lavoro è la gestione tramite i fogli in Excel. Vediamo più nel dettaglio come funzionano i due strumenti e quali sono i pro e i contro di ognuno.
Excel è un programma di calcolo che permette di pianificare e organizzare i turni di lavoro attraverso la creazione di una tabella. È economico e semplice da imparare a utilizzare.
Tuttavia, Excel non è un programma progettato per la gestione dei turni. Per questo motivo, spesso risulta poco efficiente, con un elevato margine di errore e non all’altezza delle esigenze di una piccola o media azienda.
Per approfondire l'argomento, leggi il capitolo dedicato alla gestione turni di lavoro con Excel.
A differenza di Excel, un software per la gestione dei turni è uno strumento progettato per questo scopo. Ciò significa che contiene al suo interno tutte le funzionalità necessarie per poter creare, pianificare e programmare gli orari di lavoro dei dipendenti suddivisi su turni.
Come abbiamo già visto, il programma di gestione turni offre diversi vantaggi: pianificazione semplice, riduzione del rischio di errore umano e comunicazione fluida con i dipendenti.
Presenta però anche alcuni svantaggi, tra cui il costo e la formazione per imparare a utilizzarlo. Tuttavia, questi vengono ripagati dalla possibilità di pianificare turni in modo rapido ed efficace.
Se hai deciso di utilizzare un programma per turni di lavoro, è importante che tu scelga il migliore per la tua azienda.
Per riuscirci, è necessario prima di tutto verificare che il software che prendi in considerazione possieda le seguenti funzionalità, tutte fondamentali per organizzare e gestire i turni in modo efficace.
Innanzitutto, il programma deve permetterti di creare e gestire uno schema dei turni di lavoro, cioè una tabella in cui vengono fissati e visualizzati i turni dei dipendenti.
Lo schema deve offrirti una visione chiara di ogni squadra o reparto, con gli orari dei singoli dipendenti.
Inoltre, deve darti la possibilità di utilizzare filtri di selezione per concentrarti su specifici giorni, settimane o gruppi di lavoro.
Una visualizzazione ben definita e facilmente filtrabile ti consentirà di organizzare i turni di lavoro garantendo la copertura delle attività di ogni reparto e rispettando i periodi di riposo dovuti ad ogni lavoratore. Così non rischierai di incorrere in confusione e quindi in errori.
Un programma per turni di lavoro deve velocizzare e semplificare le modalità di inserimento e modifica dei turni.
Ti deve quindi permettere di creare il turno, impostare un orario personalizzato e salvarlo come preimpostato. In questo modo, lo puoi riutilizzare riducendo i tempi di inserimento dei dati a mano.
Inoltre, all’interno del turno, devi poter stabilire pause, con orari e durate specifiche e opzione di timbratura.
Per essere completo, il programma deve infine mostrare i dipendenti in ferie o che godono di permessi o di rol in determinati giorni, così da evitare di assegnare un turno a un lavoratore assente.
Tra le caratteristiche utili che un programma per turni di lavoro deve avere, rientra la comunicazione veloce ed efficiente con i dipendenti.
È fondamentale trasmettere ai lavoratori i turni a loro assegnati in modo tempestivo e avvertirli altrettanto velocemente in caso di variazioni o cancellazioni. Ciò permetterà loro di gestire l’equilibrio vita-lavoro in modo più agevole.
Quando effettui una pianificazione dei turni con strumenti come Excel, la comunicazione ai dipendenti risulta impossibile.
Un programma per la gestione dei turni di lavoro trasmettere le informazioni ai dipendenti in vari modi, ad esempio inviando loro una notifica, oppure via e-mail.
Oltre alla versione desktop, il software ideale per gestire i turni di lavoro dovrebbe anche offrire un’App per smartphone e tablet.
Quest’ultima può essere utilizzata dai dipendenti per consultare i propri turni di lavoro, in qualsiasi momento e da ogni luogo, senza dover accedere a un PC.
Inoltre, aiuta a comunicare ai lavoratori in modo ancora più semplice e tempestivo eventuali variazioni o cancellazioni dei turni.
È importante che un buon software per la gestione dei turni di lavoro integri anche un sistema per la rilevazione delle presenze.
Deve cioè dare la possibilità ai dipendenti di timbrare al momento di inizio e fine del turno, rilevando l’orario e, se stabilito dall’azienda, anche la geolocalizzazione.
Una volta raccolti questi dati, deve trasmetterli all’azienda, dando la possibilità di consultarli in modo semplice e rapido.
Potrai così facilmente verificare se i lavoratori hanno rispettato i turni di lavoro a loro assegnati.
Infine, tra le altre funzionalità, il miglior programma per turni di lavoro deve anche includere la gestione delle assenze.
Ti deve cioè consentire di raccogliere le richieste da parte dei dipendenti, accettarle o rifiutarle e avere le disponibilità sempre aggiornate.
Eviterai così il rischio di assegnare turni a dipendenti che nel giorno e fascia oraria in questione risultano in ferie o in permesso.
Stai cercando il programma ideale per gestire i turni nella tua azienda? Hai valutato attentamente le funzionalità, considerato diverse opzioni, ma non sai quale scegliere?
Sul mercato esistono tanti programmi per turni di lavoro, ognuno con le proprie caratteristiche.
Alcuni permettono solo di gestire i turni, mentre altri offrono anche funzionalità per la gestione dei dipendenti, come ad esempio la rilevazione delle presenze e la distribuzione dei cedolini paga.
Possono presentare un livello di strutturazione elevato, adattandosi alle dinamiche spesso complesse delle grandi aziende, oppure essere più essenziali.
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Come abbiamo visto in modo approfondito, i programmi per la gestione dei turni di lavoro sono uno strumento essenziale per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione dei dipendenti e i flussi di lavoro.
Nella scelta del software migliore è importante considerare anche i costi. Alcuni sono gratuiti, ma possono non essere sempre la soluzione migliore. Infatti, spesso sono limitati nella loro funzionalità e possono non includere supporto tecnico o aggiornamenti regolari.
Dall’altra parte, i programmi per turni di lavoro a pagamento offrono dei periodi di prova gratuiti. In questo modo puoi provare tutte le funzionalità gratis e poi decidere senza impegno se acquistare una licenza. È il caso della prova gratuita di Dipendenti in Cloud.
In conclusione, abbiamo visto che i software dedicati sono progettati per facilitare con funzionalità specifiche i processi di gestione e pianificazione dei turni nei diversi reparti aziendali.
Eccoci alla fine di questa guida sulla gestione dei turni di lavoro. Abbiamo affrontato tematiche più teoriche, vedendo cos’è e come viene regolamentato il lavoro a turni e il turno notturno. Poi è stato il momento di entrare nel concreto e vedere quali strumenti utilizzare per gestire al meglio i turni dei dipendenti. Ora hai delle conoscenze più solide su questo argomento, da mettere in pratica nella tua azienda.