Sfide e soluzioni nella gestione del personale – Webinar Real Talks

L’innovazione tecnologica e l’introduzione di nuove modalità per la gestione dei processi hanno migliorato sensibilmente il lavoro nelle aziende italiane.

In molte imprese, però, soprattutto in quelle più piccole, la gestione del personale dipendente continua ad essere eseguita tramite strumenti inadatti allo scopo, ad esempio Microsoft Excel.

Ciò, oltre a rendere i processi inefficienti, può generare stress e insoddisfazione nei dipendenti, con inevitabili ripercussioni sul loro coinvolgimento nell’azienda.

Per questo motivo, è fondamentale che le imprese esplorino le opportunità offerte dal digitale per superare le sfide nella gestione del personale.

Nell'ultimo appuntamento di Dipendenti in Cloud “Real Talks” abbiamo parlato dei problemi più comuni che riscontrano le piccole aziende nella gestione quotidiana dei dipendenti e come possono essere risolti tramite l’utilizzo di un software moderno e dedicato.

Ecco il video completo del webinar:

Approfondiamo i principali punti trattati.

 

 

Consegna delle buste paga: come renderla efficiente e sicura

La consegna delle buste paga è un'operazione che, sebbene necessaria, può comportare una serie di complessità e perdite di tempo considerevoli.

Infatti, se l'azienda sceglie di distribuire i cedolini a mano, deve affrontare diverse incombenze: stampare, separare e imbustare ogni singolo prospetto paga, trovare il momento giusto per incontrare i dipendenti e consegnare loro le buste paga... e così via.

Con Dipendenti in Cloud la consegna delle buste paga diventa praticamente automatica, mantenendo la massima sicurezza e la riservatezza dei dati:

• Il software riconosce le buste paga, anche se ti trovano tutte in un unico file in PDF, le suddivide e le consegna ai destinatari in modo del tutto automatico, grazie a un avanzato sistema di riconoscimento ottico.
• Il programma estrae e aggiorna automaticamente i dati relativi a ferie e permessi, garantendo la massima precisione nei conteggi.
• Ogni dipendente accede alla propria area riservata e scarica il proprio cedolino da qualsiasi luogo, anche se fuori sede o in assenza dall'ufficio, evitando attese inutili.
• Le buste paga vengono conservate e archiviate in modo sicuro e ordinato.

Questo processo viene applicato anche alla distribuzione delle certificazioni uniche.

Quindi, grazie a Dipendenti in Cloud, la gestione delle buste paga si trasforma da un onere laborioso a un processo efficiente e senza intoppi.

 

Gestione delle presenze: evita lavoro manuale ed errori

Un altro compito fondamentale che rientra nell’amministrazione del personale è la gestione delle presenze.

I problemi più comuni che possono emergere riguardano la gestione dei dati delle presenze: senza l’ausilio di un software dedicato si deve svolgere tutto manualmente e il rischio di errori è elevato.

Dipendenti in Cloud risolve tutte le criticità in modo efficace, perché:

• Il sistema di gestione presenze è collegato alle timbrature: quando un dipendente timbra la presenza tramite PC, oppure tramite app timbratura per smartphone o tablet, questa informazione viene automaticamente registrata nel foglio presenze digitale.
• Il foglio presenze è accessibile sia per l'azienda che per il dipendente, fornendo una panoramica chiara delle presenze mensili e annuali, comprese ferie e permessi.
• L'azienda può invitare il commercialista o lo studio che gestisce le paghe ad entrare in Dipendenti in Cloud e scaricare il foglio presenze per elaborare le buste paga.

 

La gestione del personale: le sfide più comuni e come vengono risolte da un software moderno e dedicato, come Dipendenti in Cloud.

Pratica di gestione del personale	Sfide	La soluzione di Dipendenti in Cloud
Consegna buste paga	Tempo sprecato a stampare, imbustare e consegnare i cedolini a mano ai dipendenti.	Distribuzione dei cedolini automatica, con massima sicurezza e riservatezza.
Gestione presenze	Gestione dei dati manuale e con elevato rischio di errori.	Le presenze vengono registrate automaticamente nel foglio presenze digitale.
Rilevazione presenze	Acquisto di marcatempo e cartellini, costosi e inefficaci. Difficile rilevare le presenze fuori sede e in smart working.	Software semplice e intuitivo e app mobile per i dipendenti. I dipendenti timbrano da qualsiasi luogo, da PC o App per smartphone e tablet.
Note spese e rimborsi chilometrici	Scontrini e ricevute consegnati in ritardo. Difficoltà per l'azienda ad avere il controllo in tempo reale sulla situazione. Incomprensioni e rimpalli tra amministratori e dipendenti.	Note spese e rimborsi inseriti in tempo reale. L’azienda vede immediatamente le spese notificate. Processo di approvazione semplice e chiaro.
Gestione dei turni di lavoro	Necessità di garantire la presenza costante di personale e di tutelare la salute dei lavoratori.	Tabella turni semplice e filtrabile per giorno, settimana e reparto. Organizzazione dei turni in base alle disponibilità e alle assenze dei dipendenti; gestione delle pause.
Comunicazione	Problemi nel trasmettere dati e documenti. Rischio di fraintendimenti.	Bacheca aziendale e app mobile per comunicare con i dipendenti. Possibilità di far accedere il Consulente del Lavoro.

 

Rilevazione presenze: come superare il problema di cartellini e lavoro fuori sede

Un aspetto correlato alla gestione delle presenze è la rilevazione delle presenze o timbratura.

La rilevazione delle presenze, se condotta in modo “tradizionale”, si rivela scomoda e dispendiosa.

Infatti, bisogna acquistare costosi marcatempo e cartellini, con conseguenti spese per manutenzione e possibili riparazioni. Inoltre, i cartellini devono essere archiviati, con il rischio di danneggiarli o smarrirli nel processo.

Infine, questo metodo non consente di registrare le presenze dei dipendenti che lavorano fuori sede o in modalità di smartworking.

Con Dipendenti in Cloud la gestione delle timbrature si semplifica notevolmente, perché:

• L’azienda ha il controllo completo su chi e come registra le presenze: si può scegliere quali dipendenti devono farlo, con quale modalità (tramite app, PC o entrambi) e se includere la localizzazione GPS.
• I dipendenti possono timbrare dall'App mobile o dal PC, ovunque si trovino: in ufficio, in trasferta o persino da remoto. Il processo è intuitivo e guidato, senza alcuna preoccupazione.
• Tutte le timbrature, con relativi orari e localizzazioni GPS (se abilitate), sono registrate nel software. L'azienda può avere una visione d'insieme e, se necessario, analizzare nel dettaglio le timbrature di ciascun dipendente, apportando le opportune correzioni. L'orario viene registrato in modo sicuro dai server di Dipendenti in Cloud, evitando modifiche da parte del dipendente, e la posizione viene rilevata solo al momento della timbratura, garantendo massima privacy.

La rilevazione delle presenze con Dipendenti in Cloud non è più un processo oneroso, ma un'operazione agevole e affidabile.

 

Note spese e rimborsi: addio ritardi e incomprensioni

La gestione delle note spese e dei rimborsi chilometrici spesso comporta ritardi e incomprensioni.

Ricevute, scontrini e fatture vengono consegnati con notevole ritardo, impedendo di avere un controllo immediato sulle spese in tempo reale.

Inoltre, i rimpalli e le incomprensioni tra amministrazione e dipendenti possono diventare una costante.

A tutto questo esiste una soluzione semplice ed efficace.
Con il software nota spese Dipendenti in Cloud:

• il dipendente notifica le spese all’azienda mentre è ancora in trasferta. Infatti, può inserire le note spese direttamente nell’App per smartphone e tablet; la procedura
• L'azienda verifica immediatamente la situazione, decide se approvare o meno le spese e può intervenire in modo tempestivo in caso di bisogno.

Con Dipendenti in Cloud quindi la gestione delle spese diventa rapida, efficiente e libera da errori e incomprensioni.

Scopri tutto sul rimborso chilometrico: cos’è, quando spetta di diritto, come si calcola e come viene tassato.

 

Gestione dei turni di lavoro: organizzazione e tutela della salute

La corretta organizzazione dei turni di lavoro è fondamentale per garantire la presenza costante di personale all'interno dell'azienda e per tutelare la salute dei lavoratori.

Una pianificazione approssimativa può portare ad alcune conseguenze negative, quali:

• un eccesso di personale in alcuni turni o alla mancata copertura di altri, che genera perdite per l'azienda.
• Diminuzione del benessere dei dipendenti, con ripercussioni sulle prestazioni aziendali.
• Problemi specifici di salute, soprattutto quando i turni si svolgono anche di notte. Ad esempio, la "sindrome del lavoratore turnista", può causare problemi come insonnia, irritabilità e disturbi fisici.

L’utilizzo di strumenti adeguati aiuta a limitare il verificarsi di questi problemi.
Ad esempio il software gestione turni Dipendenti in Cloud offre:

• tabella turni semplice e intuitiva. Può essere filtrata per reparto, giorno o settimana. Inoltre, permette di pianificare i turni in modo semplice, tenendo conto dei turni già svolti dai dipendenti e dalle loro eventuali assenze.
• Gestione delle pause, ad esempio la durata che devono avere e se devono essere timbrate o meno.
• Notifiche tempestive: i dipendenti sono così sempre aggiornati sull’inserimento, modifica o cancellazione dei loro turni.

 

Problemi di comunicazione: come risolverli

Le sfide che l'azienda può incontrare nella gestione quotidiana dei propri dipendenti non finiscono qui.

Infatti, possono verificarsi problemi di comunicazione e di condivisione di dati e documenti. Ad esempio, si può generare confusione nel trasmettere i fogli presenze, i contratti e altri documenti al Consulente del Lavoro. Inoltre, la comunicazione può diventare difficoltosa con i dipendenti che lavorano fuori sede e generare incomprensioni.

A lungo andare, queste problematiche possono compromettere i rapporti sia con il Consulente del Lavoro, sia con i lavoratori. Dipendenti in Cloud aiuta a prevenire queste criticità grazie alle funzionalità di collegamento del consulente, bacheca aziendale e app per i dipendenti.

La digitalizzazione è quanto mai fondamentale per il successo dell’azienda. Utilizzare software moderni e dedicati allo scopo, rappresenta una soluzione efficace per affrontare le sfide nella gestione del personale.

Con Dipendenti in Cloud, l'azienda può rendere molto più semplici ed efficienti le pratiche quotidiane, come la rilevazione delle presenze, la consegna delle buste paga e dei documenti di lavoro, la gestione delle note spese e rimborsi e i turni di lavoro.

Questo non solo favorisce una maggiore produttività e una migliore gestione del tempo, ma contribuisce anche a mantenere rapporti positivi con il Consulente del Lavoro e i dipendenti e a promuovere un ambiente lavorativo armonioso e soddisfacente per tutti gli attori coinvolti.