Anagrafica dei dipendenti: cos'è e come si gestisce

L’anagrafica dei dipendenti è un concetto di rilevante importanza nell’ambito della gestione delle risorse umane.

Le risorse umane (anche dette HR o Human Resources) rappresentano l’insieme dei lavoratori che risultano attivi nell’azienda e portano un contributo al processo produttivo secondo specifiche competenze e mansioni.

La gestione delle risorse umane prevede un reparto o delle figure che si interessano dei diversi aspetti inerenti la forza lavoro. L’anagrafica dei dipendenti è una delle questioni più delicate. Scopriamo perché e come gestirla in maniera ottimale.

 

In cosa consiste l'anagrafica dei dipendenti

Cosa si intende per anagrafica dei dipendenti? La domanda è tutt’altro che banale, vista la necessità di assicurare la privacy dei dati personali e sensibili dei lavoratori.

Con l’espressione “anagrafica del dipendente” si fa riferimento alle informazioni che riguardano il singolo lavoratore. Di solito comprende delle schede all’interno delle quali si trovano i dati che si rivelano necessari nell’ambito della gestione delle risorse umane.

Vediamo quali sono i principali elementi compresi nell’anagrafica dei dipendenti:

• Dati personali del lavoratore: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza/domicilio.
• Informazioni relative al rapporto di lavoro: mansione, tipo di contratto, IBAN del conto corrente su cui accreditare lo stipendio, numero di telefono, e-mail aziendale, ecc. ecc.
• Documenti inerenti il rapporto di lavoro: contratti, documenti identificativi, certificati di corsi frequentati e così via.
• Orario di lavoro concordato: numero di ore pattuite e secondo quale schema. Maturazione e bilancio ore di assenza: ratei di maturazione di ferie, permessi lavorativi e congedi, la loro fruizione e i residui.

Come si può vedere, l’anagrafica dei dipendenti contiene non soltanto i dati prettamente personali, ma in generale un’ampia varietà di informazioni e documenti inerentie l’operato del lavoratore.

È importante che tali dati e materiali risultino di facile accesso, semplici da aggiornare, completi di tutte le informazioni rilevanti e privi di errori. Così facendo, si può attuare una gestione anagrafica ben strutturata e allo stesso tempo rispettosa della privacy della persona.

 

Come raccogliere e gestire i dati dei dipendenti

La raccolta e gestione dei dati del personale possono essere svolte secondo diverse modalità. L’importante è predisporre l’archiviazione e l’organizzazione dei documenti e dei dati in maniera sicura ed efficace.

Come raccogliere e gestire l'anagrafica dei dipendenti? Innanziutto, la raccolta va effettuata attraverso il diretto interessato.

Il datore di lavoro, prima di utilizzare qualsiasi dato o documento, deve assicurarsi di aver ottenuto il consenso da parte del lavoratore. Ciò vale sia per le normali attività aventi scopo organizzativo/amministrativo sia per quelle straordinarie, ad esempio con fine promozionale.

I dati raccolti possono essere personali. Il Regolamento UE 2016/679, conosciuto con l’acronimo GRPR (General data protection regulation), definisce i dati personali come qualsiasi “informazone riguardante una persona fisica identificata o identificabile”.

Le informazioni che contribuiscono a identificare una persona sono, ad esempio, i dati anagrafici (nome, cognome, indirizzo, etc.) e i numeri identificativi (codice fiscale, identificativo online, etc.).

Inoltre, nella categoria dei dati personali rientrano anche i dati sensibili. Quest’ultimi comprendono tutte le informazioni che rivelano:

• opinioni politiche, compresa l'appartenenza sindacale; origine etnica o razziale;
• convinzioni filosofiche o religiose; informazioni rispetto alla vita sessuale dell’individuo;
• dati relativi alla salute, sia fisica che mentale, presente, futura o passata dell’individuo.

L’aritcolo 9 del GRPR ha incluso nella concetto di dati sensibili anche i dati i dati genetici, i biometrici e quelli relativi all'orientamento sessuale.

Infine, vengono contemplati anche i dati “giudiziari”, relativi a condanne penali e reati.

 

La privacy nel trattamento dei dati dei dipendenti

Il GDPR, già menzionato nel paragrafo precedente, è il regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy, operativo dal 25 maggio 2018 e in vigore anche in Italia.

Il Regolamento disciplina il trattamento dei dati personali in diverse fasi di utilizzo delle informazioni. Vediamole nel dettaglio:

• raccolta, registrazione, organizzazione e condivisione dei dati;
• conservazione, consultazione, modifica, elaborazione, selezione ed estrazione delle informazioni;
• comunicazioni interpersonali, diffusione, cancellazione, blocco e distruzione dei dati.

Il datore di lavoro deve ottenere il consenso per il trattamento dei dati del dipendente, preceduto da un’informativa chiara ed esaustiva da presentare prima della firma.

 

Il ruolo della digitalizzazione nella gestione dell'anagrafica dei dipendenti

La digitalizzazione della gestione dell’anagrafica dei dipendenti è diventata fondamentale, sia per le aziende di grandi dimensioni che per le piccole e medie imprese.

Tale misura presenta molteplici vantaggi:

• i dati vengono conservati in modo sicuro, grazie alle tecnologie offerte dalla digitalizzazione: una questione di essenziale tanto per il datore di lavoro che per il dipendente;
• i documenti sono protetti da eventuali danni o perdite;
• i dati risultano accessibili tramite device dotato di connessione a internet: pc, tablet, smartphone;
• viene semplificato l’accesso ai responsabili HR, che possono effettuare l’aggiornamento delle informazioni in tempo reale, da qualsiasi luogo si trovino;
• maggiore tutela della privacy, dal momento che si può far accedere il lavoratore ai documenti tramite un account personale dotato di ID e password.

Dipendenti in Cloud permette la gestione di anagrafica e documenti dei dipendenti in modo semplice e organizzato. L’amministratore carica e inserisce i dati in pochi clic e il lavoratore ha la possibilità di consultarli nel suo account personale.

La gestione di queste informazioni così delicate risulta sicura, a fronte di una comunicazione efficace, chiara e in grado di far risparmiare tempo e risorse preziose.