Lavoro ibrido: cos’è e come introdurlo in azienda

La pandemia ha cambiato il mondo, anche quello del lavoro. Durante la fase più acuta dell’emergenza Covid-19 (il primo lockdown), oltre 6 milioni e mezzo di lavoratori italiani (un terzo del totale) hanno lavorato a distanza, coinvolgendo circa il 58% delle PMI (fonte dati: Osservatorio Smart Working - Politecnico di Milano).

Questo modo di lavorare (definito impropriamente “Smart Working”) non è stato abbandonato. Nel 2023, sempre secondo i dati del Politecnico, in Italia oltre 570mila lavoratori delle PMI e 620mila delle microimprese hanno lavorato almeno in parte da remoto.

Ma cos’è di preciso il lavoro ibrido e quanto conviene a una piccola e media impresa? Quali tecnologie servono per poterlo introdurre in azienda senza generare il caos? Basta l'innovazione tecnologica per adottare con successo questa nuova modalità di lavoro? Ecco le risposte che stai cercando.

 

Cosa significa lavoro ibrido

Possiamo definire il lavoro ibrido (definito a livello internazionale hybrid working) come una modalità di lavoro flessibile in cui un lavoratore opera in parte da remoto (da casa o da un altro luogo) e in parte presso la sede aziendale.

Il lavoro ibrido punta a coniugare i benefici del lavoro da remoto con quelli dell’operatività in ufficio, per rispondere:

• alle esigenze dei lavoratori (che richiedono di poter coniugare al meglio lavoro e vita privata),
• alle necessità delle aziende, chiamate ad essere sempre più competitive.

Tra poco vedremo come riesce a soddisfare entrambi gli attori coinvolti.

Il lavoro ibrido può essere:

• “remote-first”: il lavoro da remoto è predominante e la presenza in azienda occasionale,
• “office-first”: l’ufficio è il luogo principale dove svolgere le attività e il lavoro da remoto è secondario.

 

3 ottimi motivi per adottare il lavoro ibrido

Le aziende, piccole o grandi che siano, dovrebbero introdurre il lavoro ibrido per 3 motivi:

1. Coniuga i vantaggi del lavoro da remoto e in ufficio

Come abbiamo accennato prima, il lavoro ibrido integra i benefici:

• Del lavoro da remoto: perché permette al dipendente di avere un miglior equilibrio vita-lavoro, con effetti positivi sul benessere personale e anche sul rendimento in azienda (molti studi dimostrano la correlazione positiva tra benessere e rendimento).
  Inoltre con il lavoro da remoto la produttività tende ad aumentare: ad affermarlo, oltre a numerose ricerche, sono anche i clienti di Dipendenti in Cloud, che con lo “smart working” dei primi mesi di pandemia hanno registrato un incremento della produttività fino al 60%. 
  I benefici sulla produttività del lavoro da remoto, però, si limitano al breve periodo: infatti, a lungo andare, il dipendente può provare demotivazione e mancanza di coinvolgimento, che incidono negativamente sul rendimento (abbiamo approfondito l'argomento nell’articolo “smart working e motivazione”).
   
• Del lavoro in ufficio: perché aiuta il lavoratore a mantenere i rapporti sociali con i colleghi e il senso di appartenenza all’azienda. Così si prevengono la mancanza di motivazione e coinvolgimento, come abbiamo visto nel punto precedente, possono provocare un calo della produttività.

2. È più facile inserire i talenti che vivono distanti

La possibilità di recarsi in ufficio solo alcune volte, e non tutti i giorni, può convincere molti dipendenti ad accettare proposte di lavoro, anche se l'azienda si trova lontano dall'abitazione.

3. Si possono ripensare gli spazi di lavoro

L’introduzione del lavoro ibrido ha portato molte aziende a ridisegnare gli spazi di lavoro, trasformandoli in un “ufficio ibrido”. Si sono ridotte le postazioni fisse, perché non tutti i dipendenti sono presenti contemporaneamente in sede, a favore di un aumento degli spazi collettivi, dove i lavoratori possono trovarsi per discutere dei progetti e coordinarsi sui lavori.

 

 

3 potenziali svantaggi del lavoro ibrido (e come superarli)

Il lavoro ibrido, come qualsiasi altra modalità di lavoro, ha anche degli svantaggi che, se trascurati, possono diventare dei problemi.

1. Il senso di isolamento non scompare del tutto

Lavorare da remoto genera una sensazione di solitudine e di distacco dalla realtà aziendale che l’alternanza con la presenza in ufficio può ridurre, ma non eliminare totalmente.

Per questo è importante monitorare lo stato d’animo del dipendente e organizzare delle attività che lo aiutino a rafforzare il legame con i colleghi e l’azienda.

2. È difficile ricevere riconoscimento dai superiori

Operando da remoto è più difficile ricevere il riconoscimento dai propri superiori, che invece potrebbero assegnare più spesso i meriti ai colleghi presenti in azienda. Questo limite è stato sottolineato dall’articolo Making the Hybrid Workplace Fair, pubblicato sull’Harvard Business Review.

Trasmettere con regolarità feedback e riconoscimenti, assicurandosi che giungano anche ai dipendenti che lavorano a distanza, può aiutarti a risolvere questa criticità. 

3. Si tende a soffre più spesso di stress

Chi lavora da remoto soffre più di frequente di burnout, come rilevato da diversi studi, tra cui quello di Monster che abbiamo citato analizzando il legame tra demotivazione e Smart Working.

Per evitare il burnout, è fondamentale evitare l'overworking (ossia dedicare un’elevata quantità di tempo alle attività lavorative trascurando momenti di riposo).
Inoltre, alcuni esercizi possono aiutare a ridurre lo stress generato dal lavoro con i video terminali: da semplici esercizi antistress e tecniche di respirazione, fino ai rimedi olistici e allo yoga. 

 

Come introdurre il lavoro ibrido: le tecnologie indispensabili

I vantaggi del lavoro ibrido ti convincono, molto più delle possibili criticità? Prima di passare alla riorganizzazione dell’attività in azienda e del rapporto con i tuoi dipendenti, assicurati di aver in dotazione queste tre tecnologie.

1. Un software per la gestione delle presenze e delle assenze a distanza

Quando si pensa alla gestione delle presenze in relazione al lavoro ibrido, possono sorgere due quesiti:

• Come gestire le presenze e le assenze dei dipendenti che lavorano da remoto?
  Non parliamo solamente della timbratura (che, in una forma di lavoro flessibile, può perdere significato), ma anche della gestione delle assenze. Infatti, con la distanza, possono sorgere dei problemi di comunicazione tra l’azienda e il dipendente e sfociare nella confusione.
• Come verificare chi lavora in sede e chi da remoto?
  È fondamentale capire rapidamente quanti e quali dipendenti sono presenti in azienda in un determinato giorno. Oltre che per una questione di sicurezza, il controllo è importante anche per gestire correttamente gli spazi che, come abbiamo visto, con il lavoro ibrido tendono a cambiare conformazione.

Un software di gestione delle presenze ti può aiutare a risolvere entrambe le questioni, perché:

• Il dipendente segnala le presenze, le ferie e i permessi ovunque si trova, dal proprio PC o App mobile.
  L’azienda riceve la comunicazione e mantiene monitorato il foglio presenze e assenze.
• Il dipendente segna nel software anche quando opera in azienda e quando da remoto.
  In questo modo l’azienda ha il controllo su questa informazione e può gestire le presenze in sede garantendo la sicurezza e l’utilizzo ottimale degli spazi.

2. Un sistema di digitalizzazione e accesso ai documenti

Per lavorare agilmente da remoto, i dipendenti devono poter accedere al materiale che occorre loro, in qualsiasi momento e da ogni luogo.
La digitalizzazione dei documenti e la tecnologia Cloud sono fondamentali in questo caso.

3. Un canale di comunicazione veloce, aggiornato e mirato

Quando i dipendenti lavorano da diversi luoghi, che sia da casa o in ufficio, diventa molto più complesso comunicare con loro.

Come trasmettere comunicazioni aziendali destinate a tutti i dipendenti e verificare che le leggano?

• Inviare una mail con conferma di lettura può generare confusione, per via di tutte le notifiche che si possono ricevere, senza considerare le possibili risposte da parte dei destinatari.
• Gli strumenti di messaggistica offrono uno scarso controllo sulla lettura del messaggio, che si può
• Un software con bacheca digitale permette di creare rapidamente una comunicazione, selezionare le persone a cui indirizzarla e controllare facilmente chi l’ha letta e chi no.

 

 

Lavoro flessibile e organizzato per obiettivi: le chiavi del successo

Avere a disposizione strumenti adeguati è la base di partenza per introdurre il lavoro ibrido senza scatenare il caos.
Ma non ci si può fermare alla tecnologia, serve cambiare il modo di concepire l’attività in azienda.

Flessibilità, obiettivi, responsabilizzazione e autonomia sono le parole chiave fondamentali per introdurre il lavoro ibrido con successo.